Professionelles Office Management & Business Support
— Ihr Weg zu mehr Freiraum
Lösungen, die sich flexibel an Ihrem Bedarf orientieren – für Unternehmer und Führungskräfte, dort wo im Alltag Zeit, Struktur oder Ressourcen fehlen. Klassisches Handwerk auf höchstem Niveau, zeitgemäß umgesetzt.
Katinka Garcia Fernandes
Mein Ansatz
Struktur schafft Freiraum.
Ich bin Katinka Garcia Fernandes (KGF). Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Office Management und Business Support unterstütze ich heute als Freelancerin Unternehmer und Führungskräfte. Meine Stärke liegt im Hintergrund: Verantwortung vollständig übernehmen, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt. Geprägt haben mich vor allem die zwei Jahrzehnte in einem internationalen Chemieunternehmen: Als persönliche Assistentin eines Vorstandsmitglieds habe ich anspruchsvolle Themen strukturiert, globale Prozesse koordiniert und für einen reibungslosen organisatorischen Rahmen gesorgt. Genau diese Erfahrung bringe ich seit 2026 in Ihr Unternehmen ein.
Operative Entlastung
Ich entlaste im Tagesgeschäft und schaffe Raum für Wesentliches.
Koordination & Support
Ich verbinde Schnittstellen, damit Aufgaben nicht liegenbleiben.
Struktur & Steuerung
Ich ordne Themen und setze Prioritäten für klare Abläufe.
Mein Angebot
Wo ich Sie unterstütze
Ich unterstütze dort, wo Struktur, Koordination und Verlässlichkeit gefragt sind – von der Organisation komplexer Abläufe bis zur Steuerung administrativer Prozesse im Hintergrund.
Organisation & Koordination
Überblick und Struktur für komplexe administrative und organisatorische Themen.
Termin- & Prioritätenmanagement
Steuerung von Terminen, Prioritäten und Themen für einen strukturierten Arbeitsalltag.
Geschäftsreisen & Veranstaltungen
Planung, Buchung und Nachbereitung nationaler und internationaler Geschäftsreisen, Meetings, Workshops und Events.
Kommunikationsmanagement
Professionelle Steuerung von E-Mail-Kommunikation, Korrespondenz und Nachverfolgung offener Themen.
Dokumente & Entscheidungsgrundlagen
Erstellung, Aufbereitung und Strukturierung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen.
Prozessorganisation
Aufbau klarer Abläufe sowie kontinuierliche Weiterentwicklung interner Prozesse.
Schnittstellenkoordination
Abstimmung zwischen internen und externen Ansprechpartnern sowie Vernetzung verschiedener Fachbereiche.
Kaufmännische Administration
Rechnungsprüfung, Belegorganisation und vorbereitende Buchhaltung für die Steuerberatung.
Projektkoordination
Planung, Steuerung und Nachverfolgung administrativer Projektaufgaben.
Recherche & Informationsaufbereitung
Fundierte Recherchen sowie strukturierte Aufbereitung komplexer Informationen.
Ihr Mehrwert
Zeit, Struktur oder Ressourcen knapp?
Ich unterstütze Sie genau dort, wo Ressourcen fehlen – mit der Erfahrung, anspruchsvolle Themen auf Entscheiderebene selbstständig zu strukturieren, statt nur Aufgaben abzuarbeiten.
Erfahrung & Überblick
Mehr als 25 Jahre Erfahrung, davon zwei Jahrzehnte als Executive Assistant auf Vorstands- und Geschäftsführungsebene.
Flexibel im Einsatz
Remote, vor Ort in Hamburg oder hybrid – ganz nach Ihren Anforderungen.
Bedarfsgerechte Zusammenarbeit
Flexible Unterstützung – projektbezogen oder auf Stundenbasis. Ohne Personalverantwortung, ohne Einstellungsprozesse und ohne langfristige Verpflichtungen.
Transparent & kalkulierbar
Sie zahlen nur für Leistungen, die Sie tatsächlich in Anspruch nehmen. Umfang und Konditionen richten sich flexibel nach Ihrem Bedarf.
Diskret & zuverlässig
Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen ist für mich selbstverständlich.
Entlastung, die wirkt
Mehr Zeit für Entscheidungen und Wachstum – weil operative Themen zuverlässig bei mir liegen.
So arbeiten wir zusammen
Der Weg zur Zusammenarbeit
Kennenlernen
In einem unverbindlichen Erstgespräch besprechen wir Ihren Bedarf und Ihre Erwartungen.
Analyse
Ich analysiere Ihre Anforderungen und zeige auf, wo ich Sie am wirkungsvollsten entlasten kann.
Angebot
Sie erhalten ein transparentes, individuelles Angebot – stundenweise, im Kontingent oder projektbasiert.
Start
Nach kurzer Einarbeitung übernehme ich Ihre Aufgaben zuverlässig und eigenständig – remote, in Hamburg auf Wunsch auch vor Ort oder hybrid.
Laufende Betreuung
Regelmäßiger Austausch sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit stetig optimiert wird.
Was andere sagen
Vertrauen, das überzeugt
Referenzen aus mehr als 25 Jahren Erfahrung auf Vorstands- und Geschäftsführungsebene – aus Festanstellung und freiberuflicher Zusammenarbeit.
„Sie genoss stets mein vollstes, uneingeschränktes Vertrauen. Ihre Diskretion mit vertraulichen Daten war hochprofessionell. Trotz ihrer einfühlsamen, verständnisvollen Art zeigt sie die nötige Konsequenz, wenn es die Situation erfordert."
„Ihr unermüdlicher Einsatz, ihre proaktive Art und ihre makellose Umsetzung waren für uns und das gesamte Management-Team bei einem komplexen, 18-monatigen Projekt unter erheblichem Zeitdruck unverzichtbar."
„Durch ihre besonnene, souveräne Art bringt sie selbst in den hektischsten Momenten Struktur hinein und unterstützt damit jedes Management-Team hervorragend."
„Sie schafft für Führungskräfte genau den Freiraum, den eine exzellente Executive Assistant schaffen sollte: Sie hält Prozesse zuverlässig am Laufen, sorgt für Transparenz und ermöglicht es, sich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren."
Häufige Fragen
Gut zu wissen
F.01Ab welchem Umfang lohnt sich eine Zusammenarbeit?
Sie zahlen nur für Leistungen, die Sie tatsächlich in Anspruch nehmen. Leistungen und Konditionen werden individuell nach Absprache vereinbart.
F.02Muss ich langfristige Verpflichtungen eingehen?
Nein. Es gibt keine langfristigen Verpflichtungen, keine Personalverantwortung und keine Einstellungsprozesse.
F.03Arbeiten Sie remote oder auch vor Ort?
Die Zusammenarbeit erfolgt überwiegend remote – deutschlandweit und international. In Hamburg ist auf Wunsch auch eine Zusammenarbeit vor Ort oder hybrid möglich, jeweils nach individueller Absprache.
F.04Wie wird die Vertraulichkeit meiner Daten sichergestellt?
Vertraulichkeit ist aus meiner Laufbahn auf Vorstands- und Geschäftsführungsebene tägliche Praxis. Auf Wunsch unterzeichne ich eine Verschwiegenheitserklärung (NDA), Daten werden ausschließlich DSGVO-konform verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben.
F.05Sprechen Sie auch andere Sprachen?
Ja – außer Deutsch spreche ich auch Englisch und Ungarisch.
Impressum
Angaben gemäß § 5 DDG
Katinka Garcia Fernandes
Office Management & Business Support
Organisation, Koordination & Büroprozesse
(remote / vor Ort in Hamburg)
Berner Heerweg 136c
22159 Hamburg
Umsatzsteuer-ID
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a Umsatzsteuergesetz:
DE459362533
Kontakt
Telefon: +49 177 7850862
E-Mail: connect@smartKGF.com
Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV
Katinka Garcia Fernandes (Anschrift wie oben)
Verbraucherstreitbeilegung/Universalschlichtungsstelle
Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
Quelle: https://www.e-recht24.de
Datenschutzerklärung
1. Datenschutz auf einen Blick
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen.
Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.
Datenerfassung auf dieser Website
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur Verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben. Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Sofern über die Website Verträge geschlossen oder angebahnt werden können, werden die übermittelten Daten auch für Vertragsangebote, Bestellungen oder sonstige Auftragsanfragen verarbeitet.
Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.
Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.
2. Hosting
Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:
IONOS
Anbieter ist die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (nachfolgend IONOS). Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst IONOS verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von IONOS: www.ionos.de/terms-gtc/terms-privacy.
Die Verwendung von IONOS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen
Datenschutz
Die Betreiber dieser Seite nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Katinka Garcia Fernandes
Berner Heerweg 136c
22159 Hamburg
Telefon: +49 177 7850862
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Speicherdauer
Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.
Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website
Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.
Empfänger von personenbezogenen Daten
Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.
Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)
WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).
WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).
Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
Recht auf Datenübertragbarkeit
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Auskunft, Berichtigung und Löschung
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
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- Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
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- Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
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4. Datenerfassung auf dieser Website
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Auftragsverarbeitung
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Quelle: https://www.e-recht24.de